2008年10月起，我院文保科技部开始推广使用一份自行编制的《院藏古书画、古籍病害分类及图示》，为我院文物修复工作的科学性和档案化提供了有效帮助。《院藏古书画、古籍病害分类及图示》是以《中华人民共和国文物保护法》、《中华人民共和国档案法》、《文化部博物馆藏品管理办法》、《文化部博物馆管理办法》和《中国文物古迹保护准则》为指导，以根据《故宫博物院藏品管理规定（试行）》制定出的一套适用于故宫书画、古籍类藏品的伤况标识图例。内容包括：院藏文物病害范围、病害规范化用语、病害标示符号（如：缺失、残损、褶皱、断裂、霉变、污渍、变色、空鼓、粘连等）。

    以乾隆花园玉萃轩贾全纸本山水画的修复工作为例，图一为修前照片、图二为绘制伤况效果图、图三为修后照片。文物为纸本，破损缺失、虫蚀、断裂严重，千疮百孔，各种伤况分布其中。我们利用符号绘制出文物的伤况图，对不同伤况一目了然，给修复工作带来了极大便利。此外，我们在工作中进一步完善，在手绘伤况效果图的基础上，利用电脑绘图软件完成伤况标示。软件制作的优势在于，可以利用电脑放大缩小，直观查询文物的细微损伤并绘制出来；利用软件图层的功能，可以分别查询某种病害在画面的分布范围，也可重叠一张整图，录入修复的数据库。图示的推广应用以及先进数字技术的介入，使修复工作更加规范化、专业化和系统化，文物保护理念开始由抢救性保护向预防性保护转变。用科学的方法构建院藏古书画、古籍病害分类及图示，增加数字技术分析待修文物的手段，使修复作品的原有历史信息得以统一详细地保存下来。对文物保护修复人员来说，大量详细的图片更为直观，为修复工作提供准确的数据，更重要的是它为今后对此项文物的保管、研究、利用与再修复提供了重要的第一手参考资料和依据。