8月30日，各工作小組召開第一次例會，研究部署近期工作。會議由辦公廳副主任、機關服務局局長都海江主持，局黨委書記姚家華，辦公廳副主任陳發奮，局領導班子成員李澤林、焦長華、步士忠、張德軍出席，局內各部門、各單位負責人參加會議。 
    會上，基建、搬遷、善後、安保、安置、綜合等小組分別匯報了近期工作進展情況。會議通報了在原有小組分工基礎上，會議服務部同時列為基建、搬遷和善後小組組成處室，文印管理部為安置小組組成處室。海江同志在聽取匯報後，對各小組下一步工作做出了如下部署： 
    一、基建小組 
    1、妥善保存辦公樓維修改造項目各類檔案，確保手續齊全、資料完備。 
    2、完整保存辦公樓各類設施設備評估鑒定結果，同時按既定方案穩步推進設施設備維修工作。 
    3、指定專人負責，協調中央國家機關政府採購中心抓緊啟動項目施工、監理單位招標程序。 
    4、督促項目設計單位完成設計方案修訂，確保9月15日前設計圖紙符合招標條件。 
    二、搬遷小組 
    1、就周轉庫房事宜盡快協商中央歌劇院，確定辦公樓貴重物品、檔案資料和部領導物品的存放地點。 
    2、搬遷時要明確辦公樓和友誼賓館房間號，做到“對號入座”，確保有序搬遷。 
    3、加強招標廉政建設，局紀委全程參與搬遷招標，對招標出具意見後存檔備查。每次招標整體情況要書面報指揮部領導。 
    4、將柏林寺藏經樓內辦公家具搬運至友誼賓館。 
    三、善後小組 
    1、辦公樓搬遷選用五層加強型瓦楞紙箱，同時盡快確定包裝、打包方式後將標准箱發給各司局。 
    2、在9月底前，協調各司局按規定程序完成報廢和捐贈物品處理工作。 
    3、由局財務處負責，對搬遷前期費用先行設立專款墊付，確保前期工作按計劃推進。

    4、協調機關財務處提前著手，做好干部職工交通補貼重新核定工作。 
    四、安保小組 
    1、協調駐部武警進駐友誼賓館，隨遷武警不超過30人。 
    2、設計、制作遷入友誼賓館後的所有中英文指示牌。 
    3、負責與友誼賓館對接，擬訂車輛停放和進出管理辦法。 
    4、起草搬遷安全協議書，並以指揮部名義與各司局簽訂。 
    五、安置小組 
    1、協調友誼賓館確認就餐時間和餐飲人員配備，確保餐飲服務銜接到位。 
    2、匯總各司局提出的友誼賓館特殊用房需求，統籌考慮特殊用房改造，確保日常辦公正常開展。 
    3、協調友誼賓館抓緊制訂會議室使用方案，每個樓層安排1間會議室，滿足辦公會議需求，同時努力為各司局租用會議室提供便利條件。 
    4、一周內完成房間分配細化方案報指揮部審定後在辦公樓公示，並盡快明確各類房間布局。 
    六、綜合小組 
    1、認真制訂搬遷後部公文運轉、保密管理等方面應對措施和試運行方案，保證機關公務正常開展、運行順暢有序。 
    2、協助相關部門，確保搬遷後各方面生活服務銜接到位。
會議同時決定：協調友誼賓館，按前期雙方協商意見在一周內簽訂租房協議，確保迎賓樓和公寓房在交付時具備基本辦公條件﹔局人事處、經營開發部不遷入友誼賓館，在柏林寺周轉辦公﹔加大與相關司局溝通力度，按工作實際確定隨遷處室﹔保潔公司、會議服務員隨遷，負責樓道、大堂等公共區域保潔。 
    海江同志指出，近期各小組工作卓有成效，值得肯定﹔辦公樓搬遷是一項系統工程，各小組要在指揮部統一領導下，以高度負責的態度，安全有序、准確高效地完成此項工作。他強調： 
    第一，各小組負責人要切實負起責任，周全、細致考慮問題，在工作中發現問題及時提出並盡快研究解決。
    第二，各小組分工不分家，既要分工負責，又要協作配合﹔遇事多溝通，避免相互推諉﹔全力以赴，通力合作，共同打好辦公樓搬遷這一仗。 
    第三，搬遷工作結束後，要進行總結評比，對搬遷工作中涌現的先進事跡和好人好事及時表彰，藉此展示辦公廳、機關服務局的形象、能力和風採。