8月30日，各工作小组召开第一次例会，研究部署近期工作。会议由办公厅副主任、机关服务局局长都海江主持，局党委书记姚家华，办公厅副主任陈发奋，局领导班子成员李泽林、焦长华、步士忠、张德军出席，局内各部门、各单位负责人参加会议。 
    会上，基建、搬迁、善后、安保、安置、综合等小组分别汇报了近期工作进展情况。会议通报了在原有小组分工基础上，会议服务部同时列为基建、搬迁和善后小组组成处室，文印管理部为安置小组组成处室。海江同志在听取汇报后，对各小组下一步工作做出了如下部署： 
    一、基建小组 
    1、妥善保存办公楼维修改造项目各类档案，确保手续齐全、资料完备。 
    2、完整保存办公楼各类设施设备评估鉴定结果，同时按既定方案稳步推进设施设备维修工作。 
    3、指定专人负责，协调中央国家机关政府采购中心抓紧启动项目施工、监理单位招标程序。 
    4、督促项目设计单位完成设计方案修订，确保9月15日前设计图纸符合招标条件。 
    二、搬迁小组 
    1、就周转库房事宜尽快协商中央歌剧院，确定办公楼贵重物品、档案资料和部领导物品的存放地点。 
    2、搬迁时要明确办公楼和友谊宾馆房间号，做到“对号入座”，确保有序搬迁。 
    3、加强招标廉政建设，局纪委全程参与搬迁招标，对招标出具意见后存档备查。每次招标整体情况要书面报指挥部领导。 
    4、将柏林寺藏经楼内办公家具搬运至友谊宾馆。 
    三、善后小组 
    1、办公楼搬迁选用五层加强型瓦楞纸箱，同时尽快确定包装、打包方式后将标准箱发给各司局。 
    2、在9月底前，协调各司局按规定程序完成报废和捐赠物品处理工作。 
    3、由局财务处负责，对搬迁前期费用先行设立专款垫付，确保前期工作按计划推进。

    4、协调机关财务处提前着手，做好干部职工交通补贴重新核定工作。 
    四、安保小组 
    1、协调驻部武警进驻友谊宾馆，随迁武警不超过30人。 
    2、设计、制作迁入友谊宾馆后的所有中英文指示牌。 
    3、负责与友谊宾馆对接，拟订车辆停放和进出管理办法。 
    4、起草搬迁安全协议书，并以指挥部名义与各司局签订。 
    五、安置小组 
    1、协调友谊宾馆确认就餐时间和餐饮人员配备，确保餐饮服务衔接到位。 
    2、汇总各司局提出的友谊宾馆特殊用房需求，统筹考虑特殊用房改造，确保日常办公正常开展。 
    3、协调友谊宾馆抓紧制订会议室使用方案，每个楼层安排1间会议室，满足办公会议需求，同时努力为各司局租用会议室提供便利条件。 
    4、一周内完成房间分配细化方案报指挥部审定后在办公楼公示，并尽快明确各类房间布局。 
    六、综合小组 
    1、认真制订搬迁后部公文运转、保密管理等方面应对措施和试运行方案，保证机关公务正常开展、运行顺畅有序。 
    2、协助相关部门，确保搬迁后各方面生活服务衔接到位。
会议同时决定：协调友谊宾馆，按前期双方协商意见在一周内签订租房协议，确保迎宾楼和公寓房在交付时具备基本办公条件；局人事处、经营开发部不迁入友谊宾馆，在柏林寺周转办公；加大与相关司局沟通力度，按工作实际确定随迁处室；保洁公司、会议服务员随迁，负责楼道、大堂等公共区域保洁。 
    海江同志指出，近期各小组工作卓有成效，值得肯定；办公楼搬迁是一项系统工程，各小组要在指挥部统一领导下，以高度负责的态度，安全有序、准确高效地完成此项工作。他强调： 
    第一，各小组负责人要切实负起责任，周全、细致考虑问题，在工作中发现问题及时提出并尽快研究解决。
    第二，各小组分工不分家，既要分工负责，又要协作配合；遇事多沟通，避免相互推诿；全力以赴，通力合作，共同打好办公楼搬迁这一仗。 
    第三，搬迁工作结束后，要进行总结评比，对搬迁工作中涌现的先进事迹和好人好事及时表彰，藉此展示办公厅、机关服务局的形象、能力和风采。